Курс "Секретарь-машинистка +"

Из 1-го занятия:

Каждое предприятие ежедневно вступает в деловое отношение с другими предприятиями, учреждениями, организациями, а так же с отдельными гражданами, ведя с ними самую разнообразную переписку. Такая переписка, которая оформляет все экономические, правовые финансовые и все другие деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией. А переписка по вопросам материально-технического снабжения, сбыта относится к числу коммерческой корреспонденции. Каждый руководящий и инженерно-технический работник применяет целый ряд деловых документов. Такими документами являются: приказы, распоряжения, докладные записки, протоколы, заявления, доверенности, письма (разнообразного содержания - запросы, просьбы, ответы), телеграммы, телефонограммы, акты, договоры и др. Особенно сейчас возрастает роль деловой корреспонденции. Все документы должны быть составлены таким образом, чтобы они были краткими, последовательными, логичными, чтобы каждый документ соответствовал тем целям и задачам, которые поставлены перед предприятием в современных условиях.

Из 2-го занятия:

Реквизиты - это все составные части деловой документации.

В соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-90 организационно-распорядительные документы (ОРД) имеют установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Реквизиты "Герб", "Эмблема", "Награды" (1, 2, 3)

Реквизиты "Государственный герб" и "Изображение наград" на документах в негосударственных структурах не проставляются. Если организация имеет товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке, то он может использоваться в качестве эмблемы и входить в состав бланков документов. Изображение эмблемы следует располагать центровано относительно наименования предприятия (вверху).

Из 3-го занятия:

Гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица и предприятия, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты:

Из 4-го занятия:

К обязательным реквизитам относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа, и образуют официальный (фирменный) бланк документа. Бланк может иметь угловое и продольное расположение реквизитов. Бланки должны иметь поля, не менее, мм:

• левое - 20
• верхнее - 20
• правое и нижнее - 10

Отдельные бланки приказов и справок изготавливаются при составлении их более 200 раз в год. При отсутствии такого количества используется общий бланк, в который машинописным способом вносится реквизит "Название вида документа".

Из 5-го занятия:

3. Акт - это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов и событий. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению и т.п. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

В вводной части перечисляется состав комиссии и наименование документа, на основании которого проводится ревизия или проверка.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы.

Из 6-го занятия:

Функции секретаря в аппарате учреждения подразделяются на два вида задач:

1) работа с документацией, т.е. обеспечение документооборота;

2) бездокументальное обслуживание работы аппарата.

Характер работы учреждения сказывается, прежде всего, на соотношении доли труда, затрат секретаря при выполнении отдельных операций. Например, при работе секретарем в исполкоме более затрачивается времени на организацию приема посетителей.

Работа секретаря подразделяется на ряд операций в работе с документацией. Работа с документацией подразделяется на операции, совершаемые с поступающей, отправляемой и внутренней документацией.

Из 7-го занятия:

Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах (откуда, краткое содержание, кому ...). Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Однако, не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ (ОКиД) или секретарь. Документы специальных систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления; отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Из 8-го занятия:

Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. Таким образом, номенклатура дел - это ориентировочный список будущих дел.

При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения.

Из 9-го занятия:

По действующим правилам архивных органов, все дела ежегодно сдаются в архив учреждения. Подготовка дел, сдача в архив, производятся в конце следующего года, после завершения их делопроизводством, например: дела за 1997 год готовятся к сдаче в конце 1998 года. Перед сдачей дел в архив проводится экспертиза их научной и практической ценности, с целью определения их значения и отбора для хранения или уничтожения. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архивов, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия.

Из 10-го занятия:

Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или секретаря) является документирование трудовых правоотношений. В состав документации входят документы: первичные учетные (личная карточка Т-2), распорядительные (Приказ), личные (Трудовая книжка), по социальному обеспечению (пенсионные) и т.д.

Ведение кадровой документации предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ), Инструкцией по ведению трудовых книжек и др.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии:

• прием, перевод и увольнение работников
• предоставление отпусков
• командирование

Из 11-го занятия:

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Прием на работу без Трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству или по трудовому соглашению Трудовая книжка не предъявляется. Лица, поступившие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из рядов Вооруженных Сил - военный билет.

Оформление Трудовых книжек. Трудовая книжка должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с правилами, изложенными в инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (последняя редакция Инструкции была утверждена Госкомтруда СССР в 1985г., частично менялась в 1990.). В соответствии с Инструкцией в Трудовую книжку вносятся:

• сведения о работнике
• сведения о работе
• сведения о награждении и поощрениях
• сведения об открытиях, на которые выданы дипломы

Взыскания в Трудовую книжку не записываются.

Из 12-го занятия:

Служебные бумаги изготавливаются и размножаются на бумаге определенного размера и формы. Такие размеры и формы называются стандартными формами. Принцип построения стандартного формата бумаги следующий: все форматы делятся на три ряда - А, В, С. Ряд А - основной, В и С -дополнительные. Основной ряд служит для изготовления писчей бумаги. Ряды В и С - применяются для изготовления изделий из бумаги (конвертов, папок, скоросшивателей и т.д.). Каждый ряд подразделяется на классы. В ряду А 13 классов. Важное значение для удлинения срока сохранности документов и для улучшения их внешнего вида имеет качество бумаги.

Клавиатура расположена на передней панели пишущей машинки и имеет 4 ряда клавишей. 3 ряда клавишей буквенные, 4-й ряд - цифровой со знаками препинания. Главные буквы а в ы ф и о л д ж. Промежуточный клавиш служит для разделения слов, по нему ударяют большим пальцем свободной от удара руки. Ряды клавишей располагаются снизу вверх следующей последовательности:

• 1 ряд - нижний
• 2 ряд - основной
• 3 ряд - верхний
• 4 ряд - цифровой

Записывайтесь на курс "Секретарь-машинистка +"!

Ещё раз спасибо за проявленный интерес!

Лариса Измалкова,
преподаватель курса "Секретарь-машинистка +".