Курс "Word для начинающих"

Из 1-го занятия:

Здравствуйте.

Насколько Вы знакомы с компьютером?

Вряд ли Вы записались на этот курс сами. Для этого нужно как минимум обладать навыками работы с Internet. Скорее Вас записал на него кто-то из друзей, открыл для Вас это окно на экране и оставил наедине с умной машиной... Ничего, в следующий раз Вам не придется так сильно его беспокоить.

Если у Вас возникнут вопросы - а они обязательно возникнут - и Вы не сможете решить их сами, - напишите мне по электронной почте. Если Вы не знаете, как это сделать, щелкните здесь.

Навыки, которым я хочу Вас научить, - базовые. Ими должен владеть любой пользователь компьютера. На самом деле Word - это не только то, с помощью чего делают красиво напечатанные тексты. Это типичная компьютерная программа. Освоить её - значит освоить основные приемы работы на ПК.

Почему так? Потому, что компьютер сейчас стремительно превращается из "ЭВМ" (Электронной Вычислительной Машины для Элитных Высших Математиков) в машину бытовую, вроде стиральной или швейной. А раз так, то средства управления ею должны быть как можно примитивнее. В идеале - 2-3 кнопки. Вам это ничего не напоминает?

Правильно - "мышка", которую вы держите в руках!

А как сделать, чтобы такое сложное устройство, как компьютер, управлялось тремя кнопками? Конечно, можно пойти по тому же принципу, что используется для отправки текстовых сообщений по мобильным телефонам: "повесить" на одну кнопку несколько функций. Вот только, попытавшись отправить с такого телефона десяток сообщений, ты уже и сам готов повеситься...

Поэтому (а еще потому, что у компьютера, в отличие от телефона, есть большой и обычно цветной экран) программы для персональных компьютеров снабжены графическим интерфейсом пользователя. Что такое интерфейс? "Интер" по-латыни, а оттуда и по-английски, - "между", "фейс" (face) - "лицо". В вольном переводе студентов-технарей это звучит как "междумордие". На самом деле интерфейсом в широком смысле можно считать любого посредника, осуществляющего связь между чем-то и чем-то. Например, почтальон играет роль интерфейса между почтовым отделением и почтовым ящиком, вилка с розеткой - это интерфейс между утюгом и электросетью, а наше тело - интерфейс между Большим Миром и маленьким мозгом, запертым в темной черепной коробке. Клавиатура, мышь, экран монитора и пестрая картинка на этом экране - интерфейс между Вами и "мозгом" компьютера - процессором, спрятанным где-то в недрах системного блока...

Так вот, этот-то последний интерфейс нас сейчас и будет интересовать. Его, как я уже говорила, специально делают максимально простым и интуитивно понятным - таким, чтобы его можно было освоить часа за два методом "научного тыка". Такой интерфейс еще называют "дружественным к пользователю" (user friendly), очевидно, имея в виду, что он, как настоящий друг, будет понимать Вас с полуслова. По крайней мере, постарается... Именно таким интерфейсом обладает большинство программ для ПК и, в частности, Word.

Основные признаки дружественного интерфейса.

[пропущено]

Признак 3 - контекстные меню. Если хотите узнать, что можно сделать с чем-то, изображенным на экране - просто щелкните на нем правой кнопкой мыши и просмотрите список команд.

Признак 4 - справочная система. Строку меню завершает вопросительный знак. Если щелкнуть на нем, открывается меню справочной системы. Кроме того, можно воспользоваться кнопкой . Но это - для тех, у кого есть русскоязычная версия программы или кто хорошо владеет английским.

Признак 5 - возможность возврата. Программа "помнит" несколько последних операций. Поэтому не бойтесь пробовать. Для отмены последней операции пользуйтесь комбинацией клавиш Alt+Backspace, кнопкой или командой меню Правка>Отменить (Edit>Undo) а для повтора только что выполненной операции или восстановления только что отмененной - клавишей F4, кнопкой или командой Правка>Повторить (Edit>Redo).

Признак 6 - единообразие. Дабы не пугать новичков и не заставлять более опытных пользователей переучиваться при переходе с одной программы на другую, разработчики стремятся стандартизировать интерфейс. Поэтому, если при работе с одной программой вам понравился какой-нибудь прием, попробуйте "перенести" его в другую. Весьма вероятно, что это у Вас получится. Например, ...

Из 2-го занятия:

... Итак, на прошлом занятии Вы создали свой первый текстовый документ в Word. Знаете, в чем основное отличие электронного текста от обычного? Правильно, обычный неотделим от бумаги, шелка, папируса или хотя бы забора...

Но электронный текст тоже можно напечатать. Не знаю, как на папирусе, но на шелке - точно. А уж на бумаге - и вовсе без проблем. Этим мы и займемся.

Возможно, Вы уже заприметили кнопку на панели инструментов. Тогда у Вас мог возникнуть резонный вопрос: стоит ли уделять пол-занятия единственной кнопке? Согласна: кнопке - не стоит. А вот вопросам о том, как печатать, чтобы сэкономить бумагу, тонер, время и нервы - стоит...

Из 3-го занятия:

Автокоррекция клавиатуры. В некотором отношении Word 2000 - это ответ на молитвы тысяч пользователей. Точнее, на проклятия, время от времени раздающиеся из-за монитора, на экран которого эти пользователи посмотрели слишком поздно: торопясь "поймать за хвост" ускользающую мысль, они забыли переключить раскладку клавиатуры. Результат - несколько фраз (или даже абзацев) нечитаемой абракадабры. Правда, нашлась не одна добрая душа, поспешившая на помощь гораздо раньше Microsoft. Они написали для всех версий Word, начиная с 6, специальные макросы-перекодировщики. Эти макросы с большим или меньшим успехом позволяют "перевести" неправильно введенный текст на "нормальный" язык (см., например, www.есть-такой-сайт.com). А в Word 2000 наконец-то появилась "фирменная" функция перекодировки, работающая в режиме автозамены. Чтобы ее включить, нужно сделать следующее...

Из 4-го занятия:

Что прежде всего делает обычный человек, переехав в новую квартиру? Правильно, ремонт. И не обязательно потому, что строители не довели ее до жилого состояния или прежние хозяева довели до нежилого. Просто вам нравится другой цвет стен, и нужен встроенный шкаф, и вы хотели бы сменить дверной звонок... И так далее - насколько хватит фантазии, терпения и денег.

То же касается и программ, с которыми Вы работаете. Версию Word, установленную с компакт-диска, следует рассматривать лишь как некую заготовку. Конечно, в ней предусмотрено практически все, что только может понадобиться среднему пользователю. Но вот беда - среднего пользователя нет в природе! А есть мы с Вами. И у каждого - свои потребности, вкусы и привычки. Поэтому в Word, как в новой квартире, нужно обжиться - убрать с экрана лишнее и поставить нужное, так, чтобы упростить себе доступ к функциям, которыми Вы - по роду деятельности и по личным склонностям - пользуетесь чаще всего.

Word - очень гибкий инструмент, и настраивать его можно до бесконечности - создавать новые меню, кнопки и целые панели инструментов, назначать комбинации клавиш для выполнения определенных операций и записывать последовательности этих операций (макросы) так, чтобы их можно было потом многократно выполнять в автоматическом режиме. Сегодня Вы узнаете, как это делается.

[пропущено]

Пример создания макроса - печать выделенного фрагмента с сохранением отступов от края страницы.

1. Хорошо продумайте последовательность действий, которые хотите выполнить. В данном случае нужно...
2. Выделите фрагмент текста.
3. Выберите команду Сервис>Макрос (Tools>Macro). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 3. Щелкните на кнопке Записать (Record).
4. Откроется диалоговое окно Запись макроса (Record macro, см. рис. 3). Введите в строке Имя (Macro name) название макроса и (желательно) несколько слов о его назначении в поле Описание (Description). Здесь же можно присвоить "новорожденному" макросу кнопку на панели инструментов или комбинацию клавиш, а можно сразу приступить к его записи, щелкнув на кнопке OK. Окно закроется. Вместо него появится "плавающая" панель инструментов Запись (Stop Record), а рядом с указателем мыши - пиктограмма в виде аудиокассеты - немного устаревший символ, означающий что-то вроде: "Тихо! Идет запись!" Конечно, соблюдать тишину, как при звукозаписи, вовсе не требуется. Зато не рекомендуется делать ничего лишнего: пока рядом с указателем маячит "кассета", все ваши действия записываются...

Рис. 3. Запись макроса

Из 5-го занятия:

Как ускорить ввод текста в Microsoft Word.

Способ 2 - автотекст. В хорошем литературном произведении нет избитых фраз. Но хороший деловой документ нередко состоит из них больше чем наполовину. Поэтому составьте себе список таких выражений и, если вы писатель - никогда ими не пользуйтесь, а если конторский служащий - пользуйтесь как можно чаще. Это сэкономит вам уйму времени. Тем более, что в Word такие выражения можно сделать автотекстом, то есть текстом, вводимым автоматически. Для этого выделите слово (или фразу) и выберите команду Вставка>Автотекст>Автотекст (Insert>AutoText>AutoText)...

Вставка автотекста в документ выполняется одним из следующих трех способов...

Способ 3 - автозамена. Некоторые часто встречающиеся обороты, слова и даже отдельные символы можно вводить при помощи автозамены. Например, представьте себе: вы вводите сокращение ИО, нажимаете пробел - и Word немедленно заменяет его на "исполняющий обязанности". Для настройки соответствующей автозамены выберите команду Сервис>Автозамена (Tools>AutoCorrect). Откроется вкладка Автозамена (AutoCorrect) уже знакомого вам диалогового окна. То, что нужно заменить, вводится в строке заменить (Replace), а то, на что - в строке на (With). Затем щелкните на кнопке Добавить (Add) - и в списке автозамен появится новый элемент. Кстати, просмотрите этот список: в нем есть немало полезного...

Из 6-го занятия:

Метаморфозы указателя

Указатель мыши, перемещаемый по таблице Word, все во что-то превращается. Во что - зависит от того, на каком месте таблицы он оказывается. А форма указателя, в свою очередь, определяет функцию, которую он выполняет в данный момент. Например...

Из 7-го занятия:

Сегодня мы познакомимся с одним из фундаментальных свойств Windows-приложений - возможностью вставки в них объектов из других приложений, установленных на компьютере. Разумеется, это свойство присуще и Word. Называется оно Object Linking and Embedding - связывание и встраивание объектов, сокращенно OLE.

Объект для компьютерной программы - примерно то же, что для нас - имя существительное. То есть это любой предмет, вещь, штука, c которой программа имеет дело. Да, Вы - пользователь - тоже можете рассматриваться программой как объект. И нечего здесь обижаться. Программе все равно. Она не то что Вас, а и другую программу, и себя самое посчитает объектом...

Как вы думаете, какими объектами оперирует Word?

... Правильно. А еще? Вам приходилось встречать в книгах иллюстрации?

Графики?

Формулы?

Видеофрагменты?..

Последнее, пожалуй, перебор. Впрочем, в электронных книгах это обычная вещь. Для того чтобы вставить подобный объект в документ Word, нужно...

Из 8-го занятия:

Если Вам часто приходится создавать однотипные документы, для них лучше разработать специальный шаблон, содержащий стандартные фразы и элементы форматирования. Это позволит не только сэкономить время, но и придать всем документам "фирменный" вид.

Единообразие в оформлении документов Word достигается при помощи стилей и шаблонов. Стиль - это набор элементов форматирования, применяемых к текстовому фрагменту. Существуют стили двух видов: для отдельных символов и для целых абзацев. В стиль символа входят параметры собственно шрифта - начертание, размер, цвет, и т.п., а в стиль абзаца, кроме того, - межстрочный интервал, отступы и прочие параметры, применяемые ко всему абзацу. Стили и другие свойства документа, такие как элементы автотекста, макросы, панели инструментов и т.п. хранятся в файлах, называемых шаблонами. В отличие от документов Word, имеющих расширение doc, файлам шаблонов присваивается расширение dot.

Подобно многим другим "художественным заготовкам" Office, в этот пакет входят, с одной стороны, стандартные шаблоны (а в них - стандартные стили), а с другой - инструментарий для создания новых стилей и шаблонов. По умолчанию все документы создаются на основе шаблона Обычный (Normal.dot), а весь текст вводится в стиле Обычный (Normal). Все форматирование, которым вы затем пользуетесь, "дополняет" стиль. Есть в шаблоне Обычный и другие стили, например стили заголовков. Подробнее о них вы можете узнать, заглянув в список стилей, расположенный на панели инструментов Форматирование (Formatting, рис. 1).

Рис. 1. Стили шаблона Обычный (Normal)

Существует два основных способа создания стиля.

Способ 1 - "из готового". Выделите текстовый фрагмент, форматирование которого вам понравилось. Выберите команду ...

Способ 2 - "с нуля". Запомните: такого способа не существует. Если вам кажется, что вы создаете стиль "с нуля", это значит, что вы создаете его на основе стиля Обычный.

Чтобы создать один стиль на основе другого, а также изменить уже существующий стиль, нужно воспользоваться уже знакомым нам диалоговым окном Стиль (Style). Только теперь ...

Шаблон, помимо стилей, может содержать целые фрагменты, "кочующие" из документа в документ, такие как колонтитулы, логотипы, "шапки" и т.п. Шаблон анкеты или ведомости вообще может содержать до 90% всего, что входит в документ.

Проще всего создать шаблон на основе удачного документа. Откройте такой документ, удалите из него все "нешаблонные" элементы, выберите команду Файл>Сохранить как (File>Save As) и введите в строке Имя файла (File name) имя шаблона, а из списка Тип файла (Save as type) выберите Шаблон документа (Document Template).

Для того чтобы новым шаблоном было удобнее пользоваться, его нужно поместить в папку, где хранятся остальные шаблоны Office. Для этого...

Внимание: файлы шаблонов имеют такую же, если не большую, ценность, что и документы. Советую регулярно создавать их резервные копии и хранить последние на отдельной дискете или другом носителе.

Из 9-го занятия:

У вас не мелькала мысль, что некоторые элементы текста просто вредно вводить вручную? Например, номера страниц. Не припомните ли Вы еще что-то, что компьютер мог бы ввести или просчитать гораздо лучше Вас, особенно в больших документах?

Оглавление.

Предметный указатель.

Дата и время.

И еще много чего... Проведем небольшой эксперимент. Откройте какой-нибудь документ на несколько страниц (например, файл c текстом сегодняшнего занятия). Выберите команду Вставка>Номера страниц (Insert>Page Numbers). Подберите положение номера страницы на свой вкус. Перейдите в режим разметки (см. занятие 2). Видите номера страниц? Прекрасно. Теперь выберите команду Сервис>Параметры (Tools>Settings), перейдите на вкладку Вид и включите режим Коды полей. Что появилось на месте номеров?..

Из 10-го занятия:

...Как видите, установка Word с компакт-диска - дело нехитрое. Но этим все не ограничивается. Есть масса дополнительных возможностей, которые можно "доустановить" к стандартной версии: системы машинного перевода, функции для упрощения верстки и вычислений, и многое другое... И главное здесь - найти нужное среди всей этой мешанины из профессиональных, полупрофессиональных и любительских программ, да и не обжечься на очередном "горячем привете из Internet"...

Записывайтесь на курс "Word для начинающих"!

Ещё раз спасибо за проявленный интерес!

Елена Полонская,
преподаватель курса "Word для начинающих".